Pour une organisation confrontée à de nombreux risques internes et externes, la protection de ses administrateurs et dirigeants peut ressembler à un combat difficile. Bien que ces risques soient sérieux, les entreprises peuvent être assurées qu'elles ne sont pas sans recours. Il existe un certain nombre de stratégies que les organisations peuvent mettre en œuvre dès aujourd'hui et qui protégeront leur équipe dirigeante pour l'avenir.
Gestion des risques
Lorsqu'il s'agit de limiter une exposition, des stratégies spécifiques de gestion des risques sont essentielles. Pour les administrateurs et les dirigeants, la première ligne de défense contre une réclamation consiste à bien comprendre leurs responsabilités. D'une manière générale, tous les administrateurs et dirigeants doivent être conscients des points suivants :
- Leur responsabilité à l'égard de la société
- Le rôle qu'ils jouent au sein du conseil d'administration ou dans une fonction de direction
- L'expertise qu'ils sont censés apporter au poste
En gardant ces responsabilités à l'esprit, les administrateurs et les dirigeants doivent faire preuve de discernement et agir avec prudence. Cela signifie qu'ils doivent faire preuve de tact et de diligence lorsqu'ils assistent aux réunions du conseil d'administration, qu'ils examinent les documents du conseil et qu'ils s'interrogent sur les questions soumises au conseil. Ce faisant, ils réduiront considérablement les risques de litige.
Certains assureurs peuvent fournir sur demande des documents généraux relatifs à la gestion des risques. Les administrateurs et les dirigeants sont invités à consulter leur propre conseiller juridique pour obtenir des conseils spécifiques concernant les obligations, les responsabilités et les risques de l'entreprise.
10 stratégies de gestion des risques
En matière de gestion des risques, peu de choses sont plus importantes que d'informer correctement les administrateurs et les dirigeants de leurs responsabilités et des risques auxquels ils s'exposent. Les stratégies suivantes peuvent être utilisées par les entreprises pour s'assurer que les administrateurs et les dirigeants sont conscients de ce qu'on attend d'eux.
- Fournir une formation sur la négligence et la responsabilité.
- Veiller à ce que les administrateurs et les dirigeants soient conscients de tous les risques et de toutes les règles liés à leurs fonctions.
- Établir les intérêts de l'entreprise.
- Mettre en œuvre des politiques et des procédures que les administrateurs et les dirigeants doivent suivre et s'assurer qu'ils sont au courant de ces politiques.
- Protéger tous les employés contre les risques anticipés.
- Mettre en place un système formel d'information à l'intention des administrateurs et des dirigeants.
- Encouragez les administrateurs et les dirigeants à poser des questions sur tout ce qu'ils ne comprennent pas au sujet de l'organisation ou de ses activités.
- Documenter toutes les décisions et tous les processus.
- Consulter un conseiller juridique lorsque les administrateurs et les dirigeants prennent des décisions.
- Veiller à ce que les administrateurs et les dirigeants connaissent leurs droits et leurs obligations et sachent comment l'organisation peut les protéger.
Indemnisation
L'indemnisation est une autre forme importante de protection pour les responsables d'entreprise. Il s'agit d'une protection autorisée par la loi qui est souvent détaillée dans les documents de l'entreprise, tels que l'acte constitutif ou les statuts de l'organisation.
L'indemnisation donne droit à l'avancement des frais de défense et à une protection générale contre toute responsabilité juridique à la suite d'une réclamation. L'indemnisation est particulièrement importante si l'on considère que l'assurance D&O a ses limites. L'assurance D&O est soumise à des limites de responsabilité, alors que l'indemnisation est en pratique illimitée. Alors que les polices d'assurance D&O sont susceptibles d'être modifiées lors de leur renouvellement, l'indemnisation est beaucoup plus stable, en particulier lorsque les responsables d'entreprise sont autorisés à négocier leurs propres contrats.
Toutefois, l'indemnisation peut être limitée en fonction des ressources financières de l'entreprise qui indemnise. En outre, l'indemnisation est souvent très large et ne s'applique que dans la mesure maximale autorisée par la loi. Cela contraste avec les polices d'assurance D&O, qui contiennent généralement de nombreuses exclusions et conditions.
Les dispositions d'indemnisation d'une entreprise détaillent les procédures que les administrateurs et les dirigeants doivent suivre pour bénéficier d'une protection. Pour plus de spécificité, les entreprises devraient envisager de créer une clause d'indemnisation écrite distincte, qui apporte de la clarté en période de turbulence de l'entreprise et certaines protections contre le refus injustifié d'indemnisation.
Assurance
L'assurance D&O est l'un des meilleurs moyens de se protéger contre les risques liés à la gestion. Cette couverture protège les biens personnels des administrateurs et des dirigeants au cas où l'entreprise ne paierait pas les frais de défense ou ne financerait pas l'indemnisation, et elle est essentielle pour aider les organisations à attirer des personnes qualifiées pour siéger à leur conseil d'administration.
Les polices d'assurance responsabilité civile des mandataires sociaux sont une évidence pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car elles répondent aux pertes financières qui ne seraient pas couvertes par une police d'assurance responsabilité civile générale, une police d'assurance des titres ou une police similaire. De plus, contrairement à d'autres polices de responsabilité professionnelle, la couverture D&O protège plus que l'entreprise, s'étendant directement à la direction elle-même.
L'assurance D&O fonctionne mieux lorsqu'elle est utilisée parallèlement à un programme de gestion des risques et d'indemnisation. L'assurance D&O offre une protection aux représentants de l'entreprise lorsque l'indemnisation de l'entreprise n'est pas possible, que ce soit en raison de restrictions financières ou d'une interdiction légale. L'assurance D&O permet également aux entreprises d'être remboursées lorsqu'elles indemnisent leurs dirigeants.
Les polices d'assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins uniques de toute organisation ou de tout personnel de direction. Les entreprises et leurs administrateurs et dirigeants devraient évaluer leurs besoins spécifiques en matière d'assurance avant le début du processus de souscription. Ce faisant, ils s'assureront qu'il n'y a pas de lacunes dans la couverture et que la protection est disponible lorsqu'elle est nécessaire.
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