Investir le temps et l'argent nécessaires pour entretenir et cultiver une relation de travail positive avec vos locataires peut faire la différence entre une discussion et un règlement à l'amiable des différends et un procès coûteux. Travailler sur la relation crée également de la valeur en maximisant la coopération du locataire avec le paiement ponctuel du loyer, l'entretien de la propriété et l'allongement de la durée du bail.
Voici quelques conseils pour entretenir de bonnes relations avec les locataires et pour résoudre les problèmes des locataires à problèmes :
- Présélectionner les locataires potentiels
Vérifier les antécédents d'un locataire potentiel est un moyen judicieux de garantir une expérience mutuellement fructueuse pour vous et le candidat, et c'est un outil efficace de gestion des risques.
La vérification des antécédents représente un certain coût et vous pouvez craindre de perdre de l'argent si le bien reste vide pendant un certain temps. Toutefois, le risque de ne pas procéder à la vérification des antécédents des locataires afin de gagner du temps et de réduire les coûts pourrait avoir des conséquences plus graves, entraînant une perte de revenus, des dommages matériels et des frais de contentieux, ainsi que la mise en péril de la sécurité des autres locataires.
Les éléments d'une vérification approfondie des antécédents sont les suivants
- Antécédents criminels
- Vérification de la solvabilité
- Vérification du bailleur précédent
- Vérification de l'identité
- Vérification de l'emploi
- Prenez soin de vos biens
Prendre des mesures pour entretenir correctement les locaux envoie un message fort aux locataires. Cela prouve que vous prenez votre rôle de gestionnaire d'immeuble au sérieux et les encourage à être fiers de l'état des espaces qu'ils louent.
En outre, cela pourrait renforcer les relations et réduire la probabilité qu'ils intentent une action en justice en cas d'incident ou de litige. Prenez ces mesures pour être prêt à faire face aux problèmes de maintenance :
- Établir une procédure de traitement des demandes d'entretien qui garantisse un traitement rapide des problèmes des locataires.
- Créer, communiquer et appliquer des politiques concernant les espaces partagés, telles que des politiques d'interdiction de fumer.
- Visitez souvent votre propriété afin de vous tenir au courant de tout problème que les locataires pourraient ne pas connaître ou ne pas porter à votre attention.
- Vous pouvez prévoir une inspection annuelle de chaque logement pour vous assurer que les locataires respectent leur contrat de location.
- Tenir des registres précis
En plus d'établir une procédure pour traiter les demandes des locataires et les demandes d'entretien, établissez un système pour documenter ces demandes et toute communication ultérieure entre vous et les locataires.
Conservez des copies de tous les courriels et de toutes les communications écrites, et notez les dates et heures de toutes les conversations verbales. Si un problème survient à l'avenir concernant une demande qui a été traitée ou non, vous disposez d'une trace détaillée de la communication relative à cette demande.
Cela vous sera également utile si vous rencontrez des locataires qui semblent ne pas comprendre les dates et les heures convenues ou même le type d'entretien à effectuer.
- Prendre des mesures de sécurité appropriées
Les provinces et les territoires ont des législations différentes concernant les obligations des propriétaires et des gestionnaires de bâtiments.
Bien que l'on ne puisse pas attendre de vous que vous garantissiez la sécurité des locataires, des visiteurs et des invités, vous devez faire preuve d'une prudence raisonnable pour les protéger des événements prévisibles.
En outre, les mesures de sécurité permettent aux locataires de se sentir en sécurité, ce qui favorise vos relations avec eux et réduit la probabilité d'un procès. Elles peuvent également réduire vos primes d'assurance.
- Se concentrer sur le service à la clientèle et faire preuve de professionnalisme
Prendre des mesures supplémentaires pour que les locataires se sentent bien accueillis contribue à créer une relation de coopération qui a peu de chances de se terminer par un litige.
De petits gestes comme ceux qui suivent peuvent améliorer considérablement les relations que vous entretenez avec les locataires.
- Réponses rapides et polies aux demandes
- Apporter un soutien lors des déménagements
- Des politiques clairement définies et une application rapide pour tous les locataires
Même lorsqu'il s'agit de locataires indisciplinés ou impolis, il est toujours important de faire preuve de politesse et de professionnalisme.
- Résoudre immédiatement les problèmes
Lorsqu'un locataire ou une demande d'entretien est reçu, il est préférable de résoudre le problème dans les deux ou trois jours ouvrables (ou plus tôt, en fonction de la gravité du problème) et de régler le problème correctement dès la première fois.
En cas de dégâts matériels ou de malpropreté des logements, il est préférable d'envoyer un avertissement poli aux locataires dès que vous avez connaissance du problème.
En cas d'infraction aux règles de stationnement ou de bruit, vous pouvez faire intervenir la police, qui adressera alors ses propres avertissements ou amendes aux locataires responsables.
Le retard dans la résolution d'un problème peut sembler inutile aux locataires, ce qui risque d'attiser la méfiance et la colère.
- Transférer le risque
Même si la relation entre le propriétaire et le locataire est positive, il existe des risques potentiels qui doivent être pris en compte par des polices d'assurance de biens et de responsabilité civile bien conçues.
Les garanties à prendre en compte sont l'assurance des bâtiments, l'assurance du contenu, l'assistance d'urgence et l'assurance contre les dommages accidentels.
En savoir plus :
Le maintien d'une relation positive avec tous vos locataires est très important pour une gestion réussie des biens immobiliers, et c'est très bénéfique pour votre entreprise.
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