Alors que plus d'un tiers de la population active du Canada participe déjà au travail à distance, de nombreux employés et leurs gestionnaires travaillent pour la première fois à l'extérieur du bureau. Malgré la flexibilité et la liberté que procure le travail à distance, ce type de séparation peut représenter un défi pour certains. Heureusement, avec quelques connaissances de base, vous pouvez surmonter ces obstacles uniques pour aider votre équipe de travail à domicile à survivre et à prospérer.
Voici comment procéder :
Mettez en place des contrôles réguliers
Vous avez peut-être déjà mis en place des contrôles hebdomadaires, mensuels ou trimestriels pour votre équipe au bureau. Toutefois, lorsqu'il s'agit d'employés à distance, vous devrez très probablement augmenter la fréquence de ces contrôles pour vous assurer que les membres de votre équipe se sentent connectés et pleinement soutenus. Qu'il s'agisse d'une série d'appels quotidiens en tête-à-tête pour les employés impliqués dans un travail indépendant, ou d'appels quotidiens en équipe pour les départements plus collaboratifs, la régularité et la prévisibilité de ces appels sont cruciales. Avec ce type de structure en place, les employés peuvent être assurés que vous serez toujours disponible pour répondre à leurs besoins ou à leurs préoccupations.
Favoriser les canaux de communication autres que le courrier électronique
Lorsque vous travaillez dans un bureau, vous tenez parfois pour acquis la possibilité de parler directement avec vos collègues. Pour compléter ce type d'interaction en face à face pour les employés à distance, vous devez mettre en œuvre diverses options technologiques de communication. La vidéoconférence est un excellent moyen de réduire le sentiment d'isolement au sein des équipes, et elle est particulièrement utile si vous devez discuter de sujets complexes ou sensibles. Par ailleurs, les plateformes de messagerie instantanée sont utiles lorsqu'une collaboration rapide est nécessaire. Des programmes comme Slack, Zoom et Microsoft Teams peuvent être utilisés pour toute communication urgente ou pour des conversations plus simples et moins formelles.
Définir les attentes en matière de communication
Il est important que tous les membres de votre équipe soient d'accord sur la fréquence, les moyens et le moment idéal pour communiquer les uns avec les autres. Faites connaître l'objectif de chaque canal de communication et indiquez le meilleur moyen et le meilleur moment pour vous joindre tout au long de la journée de travail. En définissant les attentes en matière de communication au sein de l'équipe, vous vous assurez que les informations seront partagées de manière efficace et efficiente en fonction des besoins.
Prenez le temps de socialiser
L'interaction sociale est une composante normale et saine de tout environnement de travail. Pour les équipes à distance, il est particulièrement important de créer des opportunités qui permettent à votre équipe de se connecter et d'interagir en dehors des tâches professionnelles. Un moyen facile d'intégrer ces interactions dans votre routine est de consacrer du temps au début des appels de l'équipe pour prendre des nouvelles des uns et des autres. En outre, vous pouvez envisager d'organiser des événements sociaux au bureau virtuel. Qu'il s'agisse d'une soirée pizza, d'un verre après le travail ou même d'une soirée jeux, ces événements peuvent grandement contribuer à promouvoir un sentiment d'appartenance.
Offrir un soutien supplémentaire
Comme nous l'avons vu précédemment, certains membres de votre équipe de travail à distance peuvent trouver cette transition plus difficile que d'autres. Ils peuvent également éprouver une certaine appréhension ou avoir du mal à exprimer leurs préoccupations et leurs difficultés. Dans cette optique, il est important de parler à chaque membre de votre équipe individuellement et de lui demander spécifiquement comment se passe la transition vers le travail à distance. En posant une question d'ordre général, les personnes concernées se sentiront peut-être plus à l'aise pour parler ouvertement de leur expérience. À partir de là, laissez le stress ou les inquiétudes des membres de votre équipe être au centre de la conversation et écoutez attentivement. Veillez à reconnaître le stress, l'anxiété ou les difficultés qu'ils peuvent rencontrer, tout en faisant preuve d'empathie. Essayez également d'utiliser des phrases encourageantes qui affirment votre confiance en votre équipe. Grâce à cette approche, votre soutien et vos encouragements peuvent aider votre équipe à trouver un meilleur but et à se concentrer sur son travail à distance.
