En tant qu'institution financière, d'innombrables personnes et entreprises comptent chaque jour sur vos services. Le maintien de vos activités quotidiennes est vital pour votre organisation, ce qui signifie que les dangers inattendus représentent une menace énorme. Ces risques peuvent être des activités criminelles, des catastrophes naturelles ou des actes terroristes. Pour vous préparer à l'inattendu, vous devez revoir vos plans de sécurité et de préparation aux catastrophes afin de vous aider à minimiser l'impact de toute situation potentiellement menaçante.
Sans planification préalable, vous exposez votre entreprise à un désastre financier, en particulier si vous êtes contraint d'interrompre vos activités pendant un certain temps. En outre, sans un plan approprié pour faire face à une situation de catastrophe, votre entreprise peut faire l'objet de poursuites judiciaires de la part de clients affirmant que vous avez été négligent dans la protection de leurs actifs ou dans le maintien des opérations commerciales pendant les périodes critiques.
Mesures de sécurité
Les institutions financières sont extrêmement vulnérables à la criminalité extérieure, notamment aux vols et à la violence. Il est important de prendre des mesures avant une catastrophe afin d'évaluer la sécurité de votre établissement et d'y apporter des améliorations, si nécessaire. Bien que toutes les menaces à la sécurité ne puissent être évitées, certaines situations peuvent être évitées grâce à une préparation adéquate.
- Conseiller à la direction et aux employés de signaler toute personne ou activité suspecte dans ou autour de l'établissement.
- Examinez les serrures, les clôtures, les lumières extérieures et les autres dispositifs de sécurité physique pour vous assurer qu'ils sont en place là où c'est nécessaire et qu'ils fonctionnent correctement. Instaurer une inspection mensuelle du périmètre de sécurité et des principaux dispositifs de protection de l'établissement.
- Évaluez les endroits critiques de votre établissement pour vous assurer qu'ils sont correctement sécurisés, notamment les unités d'électricité, de téléphone et de gaz, les coffres de stockage, les entrées du bâtiment, les transformateurs et les salles d'ordinateurs.
- Assurez-vous que tous les employés savent comment et quand activer votre système d'alarme.
- Veillez à ce que les systèmes d'extinction d'incendie soient régulièrement inspectés et entretenus. Assurez-vous également qu'un nombre suffisant de personnes de confiance savent comment les activer, les faire fonctionner et les arrêter.
- Passez en revue vos procédures de délivrance des clés et des cartes d'accès aux installations, en particulier pour l'accès aux chambres fortes et aux autres zones sécurisées. Tenez une liste des personnes à qui des clés ou des cartes ont été délivrées et prévoyez une procédure en cas de départ ou de licenciement d'un employé qui ne rend pas ses clés ou ses cartes.
- Discutez de la sécurité avec votre service de police local. Les services de police sont souvent très disposés à fournir des informations et un soutien aux entreprises locales.
- Demandez aux pompiers de votre région d'effectuer une visite planifiée de votre bâtiment. Ils pourront ainsi identifier les risques potentiels et planifier les priorités en matière d'extinction des incendies.
Se préparer à une situation de catastrophe
- N'oubliez pas de discuter de la couverture du terrorisme et des catastrophes naturelles avec votre représentant du groupe Axis Insurance.
- Conservez des copies des polices d'assurance et d'autres documents essentiels dans un endroit sûr et accessible (par exemple, un coffre-fort ignifugé).
- Évaluez les catastrophes les plus susceptibles de se produire dans votre région, en n'oubliant pas d'inclure la possibilité d'une activité terroriste. Assurez-vous d'être prêt à faire face à tous les risques que vous avez identifiés.
- Élaborer un plan de reprise après sinistre ou de continuité des activités. Si vous en avez déjà un, assurez-vous qu'il est à jour. Il s'agit de se préparer à tout ce qui pourrait perturber les activités de l'entreprise et de prévoir une solution de secours. Vous pouvez envisager d'identifier des sauvegardes pour les opérations essentielles, le personnel, les dossiers sensibles, les processus de données et les canaux de communication.
- Si vous êtes contraint de fermer temporairement, vous devez mettre en place des stratégies permettant à vos clients d'accéder à leurs fonds, dans la mesure du possible, et mettre en place une politique de communication afin d'informer les clients de la situation.
- Examinez votre politique en matière de sauvegarde hors site des enregistrements informatiques. Idéalement, ces enregistrements devraient être sauvegardés et transmis ou envoyés hors site quotidiennement.
- Disposer de listes d'appels téléphoniques (y compris les numéros de téléphone portable et de téléavertisseur) afin que les membres du personnel puissent être contactés en dehors des heures de travail, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
- Envisagez de mettre en place une méthode alternative pour votre service téléphonique si le standard devient inutilisable (par exemple, renvoyer les appels entrants vers un téléphone portable ou un numéro distant).
- Vérifiez les fournitures d'urgence disponibles, telles que les lampes de poche, les piles, les générateurs d'urgence/le carburant, les matériaux de réparation tels que les feuilles de plastique, les planches de bois, le ruban adhésif, les extincteurs de rechange, les trousses de premiers secours, etc.
Pour plus d'informations et de ressources sur la préparation à une catastrophe, contactez-nous.
